Déléguer ! Certains appellent cela à grands cris , sans jamais le mettre en pratique d’ailleurs, d’autres délèguent systématiquement sans y mettre les formes ou le formalisme nécessaire. Bref, déléguer, c’est un art qui s’apprend !

« une délégation bien gérée est essentielle pour l’entreprise, sa croissance et sa réactivité, car elle permet de décider au plus près du terrain. » Retour sur les clés de la délégation du travail.

Synthèse de différents articles dont la liste figure plus bas

Quand délégue-t-on / A qui

  • On délègue quand il y a un surcroit de travail :
  • On délégue quand on est débordé
  • Quand onv eut faire grandir son projet ou l’entreprise

Comment délégue-t-on ?

On fait confiance aux collaborateurs

Par définition, l’entreprise est un système de délégation en cascade. Plus la société grandit, plus le patron doit déléguer pour ne pas ralentir sa capacité de réaction par des procédures trop centralisées

le décideur leur permet au bout du compte d’améliorer leur efficacité : passé une période de rodage et d’apprentissage

 

Pourquoi ? déléguer, ranger, trier, organisation, documents, désordre

Délégation = efficacité + motivation

La délégation ne s’improvise pas. Voici comment bien définir les missions, les rôles et les pouvoirs de ses collaborateurs. Et devenir ainsi un vrai boss !

En France, la délégation a plutôt mauvaise presse. Ce que regrette Gérard Rodach, dirigeant du cabinet de conseil et de formation Dalett : « Trop souvent, celui qui délègue ne fait pas confiance ou ne veut pas céder son pouvoir. Et le délégataire y voit un surcroît de travail sans valeur ajoutée, voire sans intérêt, une contrainte ou, pire, une punition ! » Or une délégation bien gérée est essentielle pour l’entreprise, sa croissance et sa réactivité, car elle permet de décider au plus près du terrain. Elle améliore la motivation et l’efficacité des collaborateurs, elle les responsabilise. Hélas, Filip Vandendriessche, dans son livre Diriger sans imposer (éd. Eyrolles), constate que « déléguer est souvent plus émotionnel que rationnel ». Voici les cinq questions primordiales auxquelles il faut répondre pour mettre en place les bases solides d’une délégation réussie.

Déléguer, c’est quoi ?

Si la délégation a du mal à s’imposer, c’est parce qu’on la confond avec des pratiques totalement contre-productives. Tout d’abord, déléguer n’est pas se débarrasser d’une tâche parce qu’on n’a pas le temps ni l’envie de s’y consacrer. Ni transmettre des instructions pour exécuter cette tâche sans donner les responsabilités ni accorder la confiance. Ensuite, délégation ne signifie pas abandon, ou sous-traitance (laisser la responsabilité de A à Z sans reporting). Enfin, il faut tordre le cou à un préjugé fort répandu : « Déléguer, ce n’est pas perdre le pouvoir, mais en partager une partie », s’insurge Christophe Emptaz, consultant en entreprise et manager au sein du groupe Cegos, spécialisé dans la formation.

Prendre le risque de parier sur un collaborateur

Et ce consultant de définir ce que la délégation doit être : « Fixer des objectifs en laissant de l’autonomie ; donner des responsabilités et du pouvoir de décision aux délégataires. Le dirigeant accepte de prendre un risque quand il confie un travail à un collaborateur. Il fait un pari sur sa capacité à le mener à bien. » Le patron doit alors lui laisser le choix de la méthode et des solutions pour atteindre les résultats. « La délégation comporte une dimension de formation, ajoute Christophe Emptaz. Cette mission fait grandir le délégataire, à condition qu’il ait le potentiel. » Autrement dit, il faut accepter, le cas échéant, de faire erreur sur la personne.

Déléguer, pour quoi faire ?

La délégation, c’est la logique même d’une entreprise, dans sa structure et dans son organisation. Un patron ne peut pas tout faire tout seul ! Par définition, l’entreprise est un système de délégation en cascade. Plus la société grandit, plus le patron doit déléguer pour ne pas ralentir sa capacité de réaction par des procédures trop centralisées. Le fonctionnement de l’ensemble repose alors sur les personnes qui sont au plus près des informations et des problèmes, en prise directe avec la réalité et les attentes des clients.

Mais le dirigeant a d’autres bonnes raisons de déléguer. Tout d’abord, c’est un gain de temps dans son propre travail. « Il faut accepter de perdre du temps au début, quand il s’agit de définir la délégation et de passer le relais, pour en gagner après », analyse Gérard Rodach, du cabinet Dalett et également auteur de Faire appliquer ses décisions (éd. Eyrolles). Certes, au départ, le PDG, sur un certain nombre de tâches, peut penser mieux faire que les autres. Mais quand ces tâches reviennent régulièrement, elles accaparent, en réalité, beaucoup plus de temps qu’il ne le croit… Par exemple, s’occuper d’un dossier récurrent une demi-heure chaque jour ne semble pas si problématique mais, si l’on considère la durée cumulée chaque semaine, le point de vue change radicalement ! Et puis, en déléguant à ses adjoints, le décideur leur permet au bout du compte d’améliorer leur efficacité : passé une période de rodage et d’apprentissage, ils seront tout aussi rapides, voire plus que lui.

Se concentrer sur l’essentiel

Et pendant ce temps, il pourra se concentrer sur les décisions capitales, sur la préparation de l’avenir, sur la stratégie de croissance, c’est-à-dire sur son coeur de métier.

Quand vous voyez votre charge de travail s’accroître, parfois, la seule façon de parvenir à tout faire dans les temps est de déléguer une partie de votre travail. Il engage de votre responsabilité de vous rendre compte de l’importance de déléguer à certains moments.

Le tout est de savoir comment faire mais aussi de trouver les bonnes personnes. Il va sans dire que l’art de la délégation passe naturellement par l’art de trouver des personnes compétentes. Cela sous entend que vous devez avoir confiance en la personne en laquelle vous choisissez de déléguer vos tâches en vue de la réalisation de vos objectifs. Motivation et autonomie sont de rigueur. Procédez méthodologiquement.

Avant toute chose, vous devez avoir à l’esprit que déléguer c’est accepter que vous ne pouvez pas tout faire vous-même. La réussite de l’entreprise réside dans le travail en équipe. C’est l’ensemble des composantes de votre entreprise qui fait son succès.

Savoir ce que l’on peut déléguer et surtout, à qui l’on peut déléguer 

D’abord, analysez votre mission, vos tâches à effectuer ainsi que vos objectifs. Vous constaterez que la plupart de vos missions peuvent être déléguées. Dans une optique stratégique, il convient de déléguer les tâches qui ne doivent pas nécessairement être réalisées par vous et qui vous prennent un temps considérable. Vous pourrez ainsi davantage vous concentrer sur les autres choses dont vous êtes seul à pouvoir effectuer.

Cela étant fait, il est maintenant question d’évaluer le potentiel du collaborateur auquel vous allez attribuer certaines de vos tâches. Ces dernières doivent être en adéquation avec les compétences et l’expérience de votre collaborateur. Ne déléguez pas des missions que ses compétences ne lui permettront pas de réaliser. A l’inverse, s’il dispose du niveau requis, ne lui déléguez pas seulement des tâches de niveau inférieur.

Ne donnez pas que les tâches indésirables. Vous risqueriez de démotiver votre collaborateur. Moins impliqué, il pourrait se désintéresser des missions que vous lui confiez et mettre moins de cœur à l’ouvrage. En cela, essayez dans la mesure du possible de déléguer des tâches intéressantes voire gratifiantes.

Le subordonné à qui vous déléguerez des tâches doit détenir la capacité à effectuer ces tâches. Il doit disposer d’un certain niveau de formation, de compétences, et d’expérience proportionnellement aux missions et tâches qui lui seront confiées.

Le choix du collaborateur est très important. Choisir tel ou tel collaborateur c’est prendre un risque, alors ne vous y trompez pas. Certes vous lui fixerez des objectifs, mais vous serez également contraint de lui laisser une certaine part d’autonomie. Vous ne pouvez pas vous permettre d’être constamment sur son dos, ce qui induirait une perte de temps considérable (probablement plus élevée que si vous réalisiez ces tâches vous-même). Vous devez lui laisser le libre choix des méthodes. On parle bien d’une part de responsabilité que vous lui confiez.

La délégation passe avant tout par la communication

Pour qu’il puisse respecter ses missions et tâches, il faut impérativement les définir clairement et s’assurer qu’il a bien compris ce qu’il doit faire. La communication est le premier facteur qui détermine une délégation réussie. C’est pourquoi il est indispensable de communiquer de manière simple, claire et intelligible la nature de la mission.

Il s’agit de vous assurer de la parfaite compréhension entre vous et votre collaborateur de différents points, à savoir : le champ d’action, les objectifs / résultats à atteindre, les délais, l’importance de la tâche qui sert à définir l’ordre des priorités, et les moyens dont votre collaborateur disposent. Les règles doivent être fixées et définies dès le début pour partir sur de bonnes bases.

Quelques règles :

  •    Motiver vos collaborateurs  – En déléguant, nous seulement vous pourrez vous concentrer sur les missions essentielles de votre poste et les plus bénéfiques à votre entreprise, mais vous permettrez également à vos collaborateurs de s’impliquer davantage, prendre des initiatives, donner plus de sens à leurs propres missions et ainsi décupler leur motivation.
  •    Maîtriser votre temps  – Sur le papier, votre temps est bien réparti. Vous organisez vos journées de façon à être efficace et avoir une vision des projets en planifiant à court et long terme. Ça, c’est la théorie ! Car, en pratique, vous pouvez rapidement vous retrouver rattrapé par les tracasseries quotidiennes et les problèmes – plus ou moins envahissants – qui surgissent sans prévenir.
  •    Vous focaliser sur vos priorités  – L’objectif est donc de faire en sorte de perdre le moins de temps possible sur ces derniers et allouer un maximum d’efforts et de concentration sur l’essentiel. Après tout, c’est bien pour ça que vous êtes là ! Confier ces tâches non stratégiques à une personne de confiance et compétente pour ce type de mission vous permettra de vous concentrer sur votre mission première, à savoir : faire marcher votre équipe dans le bon sens et au bon rythme afin de contribuer à l’essor global de votre entreprise et lui permettre de continuer à se développer.
  •    Responsabiliser les membres de votre équipe – En déléguant, vous insufflez un sens des responsabilités à vos collaborateurs, entraînant une valorisation de leurs compétences, une motivation accrue et une notion de sens dans l’effort fourni. La roue vertueuse est en mouvement !

Conclusion: il faut travailler sur sa propre subjectivité, arriver à admettre qu’être le meilleur pour effectuer une tâche ne signifie pas qu’il faut la faire à la place de. Si le manager n’a pas envie de déléguer une tâche, on court à l’échec. Il lui faut apprendre à faire confiance et à récompenser.

En réussissant à déléguer à bon escient, le manager reportera le temps gagné sur sa mission fondamentale : la réflexion stratégique, domaine qu’il ne peut absolument pas déléguer.

Pour obtenir les réponses au petit test ci-dessous, il vous suffit d’utiliser le formulaire de contact situé dans la colonne latérale de droite. En retour vous recevrez les commentaires.

 

D’autres liens  pour en savoir davantage

Sources : http://www.keyros.net/article-30398093.html

https://lentreprise.lexpress.fr/rh-management/management/comment-deleguer-en-5-questions-cles_1525738.html

https://lentreprise.lexpress.fr/rh-management/management/les-trois-demons-du-manager-et-comment-les-combattre_1726679.html

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https://www.sophiemorinconseils.com/etre-femme-et-manager-mariage-difficile/